Nepavyksta susikaupti darbe?
Kaip padėti darbuotojams susikaupti.
Aut. Rebecca Johnson
Terminas darbui užbaigti eina į pabaigą, tad visas jūsų dėmesys sutelktas į darbą. Netikėtai praeinantis kolega stabteli ir užduoda trumpą klausimą. Nors šis pabendravimas gali padėti jūsų kolegai, jūsų paties darbas buvo „nustumtas nuo bėgių“. Net jei sąlyginai greitai sugrįšite prie savo darbo, susierzinimas auga, nes tampa sunku toleruoti pertraukimus. Deja, toks scenarijus mūsų darbinėje veikloje kartojasi dažnai. Todėl nenuostabu, kad nesugebėjimas užbaigti susikaupimo reikalaujančio darbo ir toliau išlieka pagrindiniu darbuotojų nusiskundimu.
Pasirodo, kad apibrėžti susikaupimo reikalaujantį darbą (angl. Focus work) nėra paprasta. Tai daugiau, nei “darbas vienumoje”. Mūsų laimei, mokslas atkakliai bando išsiaiškinti, kaip mes visi geriausiai atliekame savo darbą. Tam, kad geriau suprastume, kaip darbo vietoje atliekamas susikaupimo reikalaujantis darbas ir kas gali jam pakenkti, mes atlikome eilę eksperimentų Haworth kompanijos Žmogaus Veiklos Laboratorijoje (Haworth’s Human Performance Lab). Ir štai ką pavyko išsiaiškinti.
Duomenų nuskaitymas
Priklausomai nuo užduoties pobūdžio ir asmens atitinkamos patirties lygio, matomi ir girdimi trikdžiai – kartu – gali sąlygoti veiklos efektyvumo sumažėjimą vidutiniškai nuo 3 iki 23 procentų. Tai bent! Kodėl toks platus reikšmių intervalas?
Mūsų gauti rezultatai ir kitų tyrimų medžiaga rodo, kad sėkmingas susikaupimo reikalaujančio darbo užbaigimas priklauso tiek nuo žmogaus, tiek nuo užduoties tam tikros aplinkos įtakoje. Kodėl? Mūsų smegenys yra tarsi prognozavimo varikliai. Naujesni tyrimai pateikia įrodymų, kad smegenys, per mūsų pojūčius, nepertraukiamai renka ir vertina informaciją apie mus pačius, mus supantį pasaulį ir mūsų vietą jame – dažniausiai sąmoningai. Daroma hipotezė, kad, kai tai, ką mūsų pojūčiai surenka, lengvai sutampa su tuo, ką mes jau žinome, mūsų smegenys nuspėja, kas turėtų nutikti. Kai mes vis geriau nuspėjame, kas atsitiks, mums reikia vis mažiau kreipti dėmesį į išorinę informaciją tam, kad pasiektume savo tikslą – galiausiai tai leidžia mums santykinai lengvai „irtis“ per mūsų pasaulį.
Prognozavimo Variklio geroji įtaka: efektyvumas
Ką tai reiškia kalbant apie susikaupimą darbe? Taigi, kuo daugiau jūs žinote apie užduotį, tuo lengviau jums ją atlikti. Pavyzdžiui, skaitymas gimtąja kalba. Jūs galite greitai permesti akimis dviejų pastraipų elektroninį laišką. (Kartais mes skaitome taip greitai, kad galime praleisti detales ir dėl to klaidingai suprasti esmę. Vis dėl to, dviejų pastraipų laiško teisingas perskaitymas gimtąja kalba būtų lengva užduotis.). O dabar įsivaizduokite, kad planuojate atostogas užsienyje ir mokotės tos šalies kalbą. Jei tas pats laiškas būtų parašytas nauja jums kalba, jums prireiktų daug daugiau laiko ir pastangų tiksliai suprasti jo turinį. Turėtumėte atkreipti dėmesį, kaip sudaryti žodžiai, prisiminti jų reikšmes, tada sudėlioti tas reikšmes teisinga tvarka, kad pilnai viską suprastumėt.
Tai iliustruoja skirtumą tarp darbo iš mokymosi pozicijos ir darbo iš patirties pozicijos. Kam praktikantui prireiks valandos, ilgiau dirbančiam darbuotojui pakaks 15 minučių. Abu gali atlikti užduotį gerai ir gauti panašų rezultatą, tačiau vienas iš jų turi daugiau patirties, todėl jam užduotis yra labiau nuspėjama, automatizuota ir įprasta. Dabar, įvertinkime tinkamą laiko apimtį konkrečios užduoties atlikimui, arba kitais žodžiais, kaip ilgai turite išlaikyti dėmesį ties užduotimi. Tai taip pat skiriasi. Vienas asmuo gali pamažu rengti ataskaitą, likus dar daug laiko iki termino pabaigos – skaidydamas darbą dalimis ir darydamas normalias pertraukas, kai tuo tarpu kitas gali turėti grėsmingai artėjančią ataskaitos pateikimo termino pabaigą ir jam reikia užbaigti ją vienu prisėdimu. Kiekvieno iš mūsų „Prognozavimo Varikliai“ funkcionuoja skirtingai, bet tol, kol prognozės yra geros, sklandžiai judame į priekį. Reikalai pakrypsta bloga kryptimi tik tada, kai mūsų Prognozavimo Variklis aptinka klaidą.
Prognozavimo Variklio blogoji įtaka: blaškymasis
Kai įvyksta kažkas nenumatyto, mūsų smegenys užprogramuotos pateikti tą nenumatytą įvykį mūsų susivokimui – ir mūsų dėmesys „pagaunamas“. Pavyzdžiui, sirenos ir signalizacijos saugo mus, todėl jos sukurtos atkreipti mūsų dėmesį. Tačiau ne viskas, kas atkreipia mūsų dėmesį, yra būtina (pvz., kai bendradarbis nusičiaudi). Visi mūsų dėmesį atkreipiantys dalykai yra atitraukimai nuo užduoties, kurie pablogins užduoties atlikimą. Be to, blaškymasis gali kilti tiek mūsų vidiniame, tiek išoriniame pasaulyje. Mes turime nuosavą vidinį “pašalinių minčių generatorių” bei streso, nuovargio ar alkio būsenas, ir su visu tuo turime tvarkytis.
Blaškymosi valdymas siekiant geresnio rezultato
Organizacijos vadovai gali padėti mums suvaldyti blaškymąsi. Nors mes sėkmingiausiai tvarkomės su savo vidiniu blaškymusi ir galime kontroliuoti kai kuriuos išorinius trikdžius, mums sekasi geriau, kai galime savarankiškai ir laisvai pasirinkti kur dirbti, bei kontroliuoti savo darbo erdvės sąlygas. Tinkamų barjerų, darbo zonų ir kaimynysčių sukūrimas, kartu su organizacijos kultūros pritarimu naudoti įrankius asmeninio blaškymosi valdymui, gali padėti įveikti ilgą kelią palengvinant mūsų pastangas susikoncentruoti. Kai tai yra prieinama, tuomet mes galime pasirinkti geriausiai, kas teisinga ir reikalinga atitinkamai mūsų asmeniniams ir užduoties sąlygotiems poreikiams.
„Organizacijos vadovai gali padėti mums suvaldyti blaškymąsi ... mums sekasi geriau, kai galime savarankiškai ir laisvai pasirinkti kur dirbti, bei kontroliuoti savo darbo erdvės sąlygas." —Rebecca Johnson, Haworth kompanijos vyresnioji tyrimų specialistė
Pastangų susikaupimo reikalaujančiam darbui maksimizavimas
Kaip tvarkytis su vidiniu blaškymusi:
- Išsiaiškink, kada ir kaip dirbi geriausiai ir kryptingai „nusistatyk“ save sėkmei. Kurią dienos dalį lengviausiai iriesi per sunkias užduotis? Nuo ankstyvo ryto, prieš pat pietus ar vėliau pavakary? Ar tau sekasi geriau dirbant ne pagal dienotvarkę? Kokį blaškymą tau sunkiausia suvaldyti?
- Rūpinkis savimi. Pasiilsėk arba daryk pertrauką, kai jauti, kad reikia. Visiems mums sekasi geriau, kai turime daugiau resursų. Dažnai, pasirinkimas trumpą darbo pertraukėlę paaukoti dėl “proveržio” išvirsta į prastesnę darbo kokybę ir streso padidėjimą. Taip pat, kai patiriame vidinį išsiblaškymą, geriausia išeitis būtų jį pripažinti, nuspręsti, kaip norite su juo tvarkytis, o užduotį atidėti tam laikui, kurį galėsite jai pašvęsti. Kitos naudingos taktikos yra “buvimas čia ir dabar” (angl. mindfulness), trumpam panyrant į veiklą, kuria mėgaujatės, ir būsenos pripažinimas.
Kaip tvarkytis su išoriniu blaškymu, trukdymu ir pertraukimais:
Išnaudokite ribas: pasirinkite darbo erdves, turinčias fizinius barjerus, tokius kaip sienas ar pertvaras, arba pasirinkite susikaupimo darbui skirtas zonas - tokiose erdvėse mažiau netikėtų įvykių. Nukreipkite save nuo nepageidaujamų matomų ir girdimų trikdžių arba naudokite įrankius (pvz., ausines), apsaugančius nuo jų.
Sukurkite ribas: pažymėkite savo kalendoriuje laiką, kurį numatote darbo užbaigimui — tai neleis kitiems suplanuoti įvykių, kurie galėtų pertraukti jūsų darbą. Priimkite ir kalendoriuje patvirtinkite tik tuos kvietimus, kurie aiškiai nurodo, kodėl reikalaujamas jūsų dalyvavimas. Ši idėja įgauna pagreitį, remiantis vienu LinkedIn straipsniu, kuris pasiūlė tokią mantrą: Nėra darbotvarkės, nebus ir dalyvavimo (angl. No agenda, no attenda).
Nubrėžkite ribas: tie, kurie nebuvo pakankamai efektyvūs darbo metu, gali jausti poreikį pasiimti užduotis į namus, kad užbaigtų jas vakare. Toks darboholizmas (angl. išsireiškimas “work creep”) yra problema ir gali sąlygoti “perdegimą” darbe. Kai kurios kompanijos pastebėjo, kad darbo savaitės sutrumpinimas padidina produktyvumą, nes tai motyvuoja darbuotojus ieškoti būdų kaip efektyviau išnaudoti laiką.
Paskutinis, bet ne mažiau svarbus - pasikalbėkite su kolegomis apie tai, kaip kiekvienam iš jūsų dirbti sekasi geriausiai. Kai mes pažįstame ir suprantame vieni kitus, mums lengviau valdyti savo lūkesčius.
Skirtingos darbo veiklos dažnai varžosi tarpusavyje, susikaupimo reikalaujančios užduotys būna skirtingos, o taip pat skiriasi ir žmonių gebėjimai. Yra daug mažų dalykų, galinčių padėti mums išlikti susikaupusiems. Tai veda atgal prie mano filosofijos, kad žmogus, atliekantis darbą, tik pats gali tiksliausiai nuspręsti, kokioje darbo aplinkoje jam dirbti geriausia. Taigi, mes turime išsiaiškinti, kaip ir kada mes dirbame geriausiai, o organizacijos turi gerbti tai, kad mes visi nesame vienodi ir mūsų poreikiai skirtingi. Nėra visiems vienodai tinkančio sprendimo. Žinojimas, kad susikaupimo reikalaujantis darbas sąlygojamas užduoties ir ją atliekančio žmogaus ypatybių, gali padėti organizacijoms sukurti tokią darbo vietą – jos kultūrą, politiką ir darbo erdves — kuri atitiks skirtingų darbuotojų susikaupimo darbui poreikius.
Nerkite giliau į atliktą tyrimą ir perskaitykite mūsų pilną ataskaitą "Why We Can't Focus at Work".
